MISSION
• Apporter un appui discret et professionnel à l’administration de la CSI-Afrique dans l’organisation de son travail, la maximisation de ses performances et de son efficacité, la facilitation de la communication et du partage de l’information, conformément aux meilleures pratiques et dans un souci de qualité, d’efficacité, d’exactitude et de sensibilité aux coûts.
• Faciliter la communication entre le Secrétaire général et le personnel, ainsi qu’avec d’autres parties prenantes à l’extérieur de l’organisation.

DESCRIPTION DU POSTE
Responsabilités
• gérer ses propres courriels et ceux du SG, son calendrier, ses correspondances et les demandes de renseignements reçues en anglais et en français ;
• filtrer et gérer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les correspondances jusqu’à leur traitement et veiller à leur distribution en interne au personnel concerné. Évaluer les priorités, en assurer le suivi en fonction de l’urgence et de l’importance ;
• filtrer les lettres et les courriers électroniques, mettre en évidence les points importants nécessitant l’attention du Secrétaire général et les traiter dans les limites de ses attributions ;
• alerter le Secrétaire général sur les questions nécessitant une attention particulière ;
• traiter tous types de lettres, de documents, de mémos, de tableaux, de présentations, de listes et recueillir des signatures, y compris effectuer des traductions de base et s’assurer de leur exactitude ;
• répondre aux demandes de renseignements émanant des affiliés, des bureaux externes et du grand public dans le cadre de ses responsabilités ; fournir les informations requises ou renvoyer les demandes à la (aux) personne(s) compétente(s) ;
• apporter un appui pratique (y compris la billetterie) à l’organisation des réunions, des événements et des missions ;
• fournir un soutien administratif et logistique lors des réunions des dirigeants de la CSI-Afrique, notamment en rédigeant les procès-verbaux, et soutenir les coordinateurs dans l’organisation et l’exécution de leurs activités (envoi des invitations, recueil des nominations, réponse aux questions des participants, soutien logistique) ;
• faciliter la communication et la diffusion d’informations en interne et à l’extérieur de l’institution afin de fournir des renseignements et des données fiables dans les délais impartis ;
• classer et archiver les documents, lettres et publications ou les transférer aux services généraux pour enregistrement et classement ;
• accueillir et s’occuper des visiteurs VIP, en veillant à ce qu’une image positive soit laissée à ceux-ci et aux contacts en étant attentif, courtois et professionnel à tout moment ;
• apporter un appui au SG dans le cadre de projets, de rapports et de publications (coordination du processus, traduction, relecture, intégration des modifications, etc.).

Qualifications, aptitudes et expérience requises

Compétences professionnelles et techniques
• Expertise professionnelle/technique en appui à la gestion administrative ; bonne compréhension du rôle et des responsabilités du Secrétaire général,
• Compétences en TIC : utilisation des outils standards de bureautique (CRM, Word, Excel, dBase, PowerPoint, e-mail et internet) et des applications logicielles spécifiques liées au domaine de compétence,
• Planification et organisation du travail,
• Recherche et partage d’informations — gestion de données et de documents,
• Capacité d’analyse, de résolution de problèmes et de jugement.

Compétences linguistiques et en communication
• Capacité d’écoute et de communication,
• Compétences rédactionnelles précises en anglais et en français,
• Maîtrise et excellentes capacités rédactionnelles et verbales en anglais et en français,
• La connaissance du portugais et l’expérience en gestion de projets sont des atouts majeurs.

Attitudes personnelles
• Souci de la qualité du service,
• Travail d’équipe et coopération,
• Disposition et engagement en faveur de la solidarité, de la démocratie, de l’égalité et de la justice sociale,
• Disposition favorable et engagement à l’égard des mouvements syndicaux et alignement organisationnel,
• Intégrité et discrétion,
• Capacité à nouer des relations,
• Sensibilité culturelle et respect de la diversité dans un environnement de travail multiculturel.

Date de clôture : 11 septembre 2023, 17 H 00 GMT

Candidatures : Les diplômes/certificats, le CV et la lettre de motivation doivent être envoyés en anglais et en français à info@ituc-africa.org.

Date de publication : 4 septembre 2023